Logiciel registre de mandats électroniques - Documents - Signature Numérique

Registres immobiliers: le registre des mandats électronique et le registre-répertoire

Registres immobiliers: le registre des mandats électronique et le registre-répertoire

Registres immobiliers: le registre des mandats électronique et le registre-répertoire

Selon l’article 6 de la loi Hoguet, toutes les transactions immobilières effectuées par un professionnel, doivent obligatoirement faire l’objet d’un mandat, dont un exemplaire est remis au client et l’autre est conservé par l’agence ou l’agent immobilier et répertorié au registre des mandats. En plus de ce registre, l’agence ou l’agent immobilier doit tenir un registre-répertoire mentionnant tous les versements ou remises réalisés dans le cadre de son activité. Il doit aussi répertorier le numéro de reçu correspondant à chaque opération. Ces deux registres font l’objet d’un certain nombre de règles strictes à respecter, sous peine d’illégalité, pouvant entraîner un risque d’emprisonnement. Les modalités de ces obligations sont détaillées dans les différents articles de la loi Hoguet.

LE REGISTRE DES MANDATS

Le contenu d'un registre de mandat

C’est le numéro de mandat reporté sur le document qui doit apparaître sur le registre des mandats. Le mandat doit contenir toutes les informations légales nécessaires à son exécution, ainsi que le numéro qui sera reporté sur le registre des mandats. Il ne doit pas être raturé ou comprendre de mention rajoutée.


Les règles pour un registre

Le modèle des registres des mandats est déterminé par un arrêté du gouvernement. C’est ce seul modèle qui est reconnu comme recevable. Il est à l’avance côté sans discontinuité et relié.
Tous les mandats doivent être listés dans le registre des mandats selon un ordre chronologique. Le registre ne doit pas contenir de blanc, rature ou rajout.
Le numéro de mandat doit être noté le jour de la signature du document, sur les deux exemplaires, sous peine d’être reconnu comme nul et non avenu et ensuite reporté sur le registre des mandats le même jour.
Le registre des mandats peut être tenu au format électronique, sous certaines conditions (spécifiées dans les articles 1316 et suivants du code civil).
Les mandats de vente et de recherche doivent être répertoriés dans le même registre des mandats (suite à un arrêté du 10 décembre 2014 – 13-24352).
Le délai de conservation du registre des mandats est de dix ans.
Le non-respect d’une de ces règles peut entraîner, non seulement l’annulation du mandat (donc de la rémunération de l’agent), mais aussi l’engagement de poursuites judiciaires à l’encontre du professionnel de l’immobilier, qui peut se voir interdit d’exercer sa profession.


Les cas d'avenant au mandat

Lorsqu’un avenant apporte des modifications ultérieures à un mandat, il n’est pas nécessaire d’inscrire cet avenant au registre des mandats. En revanche, les modifications doivent être consignées dans la partie « observations » du mandat, en revanche sur une version électronique l’archivage est fortement recommandé.


LE REGISTRE-REPERTOIRE


Le contenu

Le registre-répertoire, lui aussi obligatoire, répertorie les reçus délivrés dans le cadre des versements ou remises concernant un professionnel de l’immobilier. Ces reçus doivent respecter un format légal défini, comme le registre-répertoire, qui devra mentionner le numéro du reçu et le numéro du carnet duquel provient ce reçu. C’est le registre de la loi Hoguet du 02 janvier 1970.
Il retrace tous les mouvements du compte séquestre si vous optez pour la détention de fonds.
L’historique d’une seule opération se fait sur la double page.
Il est tenu un registre répertoire central au siège de l’entreprise qui reprend toutes les opérations et un registre répertoire propre à chaque succursale.
Il concerne : les achats et les ventes : séquestre (si l’agence est séquestre) et honoraires ; les locations : honoraires.
Quelles sortes de mouvements financiers ?
Virements, chèques, mandats, carte bancaire espèces (possibilité uniquement réservée au paiement de la commission dans la limite légale)
Les différents types d’encaissement qui doivent y figurer : les 10 % (si l’agence est séquestre) ; les honoraires.
Dans le cadre d’un inter-cabinet (faire 1 délégation de mandat) le faire apparaître sur le Registre-Répertoire.


Les règles

En plus de son contenu spécifique, le registre-répertoire est soumis à quelques obligations. Son modèle est lui aussi, à l’avance, relié et côté sans discontinuité.
Le registre-répertoire peut également être tenu au format électronique, sous certaines conditions (spécifiées dans les articles 1316 et suivants du code civil).
Comme pour le répertoire des mandats, le non-respect d’une des règles de tenue, peut entraîner l’engagement de poursuites judiciaires à l’encontre du professionnel de l’immobilier.
Le délai de conservation du registre-répertoire est de dix ans, comme pour le registre des mandats. C’est le même délai pour le carnet des reçus correspondants. Il est possible de faire circuler plusieurs carnets de reçus en même temps pour une même agence, mais dans ce cas, il est impératif de tenir strictement à jour un document mentionnant les dates de mise en circulation de chaque carnet et sa référence.

 

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