Logiciel registre de mandats électroniques - Documents - Signature Numérique

Le mandat de vente immobilier numérique et la signature électronique

Le mandat de vente immobilier le numérique et la signature électronique

Le mandat de vente immobilier numérique et la signature électronique

De plus en plus, le numérique envahit tous les milieux professionnels, y compris ceux qui, historiquement, sont attachés aux documents imprimés et aux signatures manuelles. Petit à petit, les scans remplacent les impressions, les mails remplacent les courriers et la culture du zéro papier est mise à l’honneur, notamment pour des raisons écologiques, mais aussi pour des raisons pratiques. En ce qui concerne l’immobilier, les mandats de vente n’échappent pas à cette tendance, mais attention, tout n’a pas valeur légale… C’est la loi Hoguet qui définit les modalités d’utilisation de l’électronique pour les mandats immobiliers. Et il y a des conditions à remplir sous peine de rendre vos documents caduques, en plus du fait que vous allez vous retrouver dans l’illégalité.

LES MANDATS NUMERISES

Un mandat de vente doit être établi sur papier en deux exemplaires, dont un est réservé au client et l’autre conservé et consigné au registre des mandats, par l’agence immobilière ou l’agent immobilier. Malgré l’avènement du numérique, un simple scan du mandat de vente ne peut pas remplacer l’original et n’a pas de valeur juridique. Pourtant, dans certaines situations, on pourrait être tenté d’adresser le mandat par voie électronique… Notamment dans le cas où le signataire est éloigné géographiquement ou que plusieurs personnes doivent signer. Il faut savoir qu’un scan n’est pas considéré comme un original; ce n’est qu’une copie. Il est clair qu’il fallait trouver une autre solution légale pour que la transaction puisse s’effectuer à distance…

 

LA SIGNATURE ELECTRONIQUE

… Cette solution, c’est la signature électronique. Mais c’est une procédure très encadrée. Comme pour le mandat, on ne peut pas considérer que le scan d’une signature envoyée par mail et apposé sur un document, rende la signature officielle. Le simple scan d’une signature n’est pas non plus légal, au sens défini par la loi Hoguet. Pour être certain d’utiliser une signature électronique reconnue comme valable, il faut déjà pouvoir identifier chaque signataire (c’est-à-dire associer la signature à un élément qui prouve l’identité du signataire et de lui seul; généralement un mail ou un sms). Il faut aussi avoir la garantie d’un cryptage qui ne permette aucune modification ultérieure du document. De plus, la signature électronique doit provenir d’un dispositif sécurisé de création de signature, utilisant un certificat électronique qualifié (reconnus par l’Union Européenne). Toutes ces caractéristiques sont détaillées dans la loi Hoguet. Mais il est évident que seules quelques sociétés spécialisées et certifiées, sont à même de proposer ce procédé ultra sécurisé, qui sera, bien évidemment, payant. Ce sont ces mêmes sociétés qui se chargeront de l’archivage des documents.  Si un investissement financier est nécessaire, il faut aussi les mettre en balance avec les économies que vous effectuerez sur les impressions, le papier, les envois postaux, les courriers perdus et renvoyés, la main d’œuvre et le temps gagné,… Et la gestion améliorée de vos affaires ainsi que le regard positif de vos clients… Sans oublier la satisfaction personnelle d’une empreinte carbone moindre…


LA SOLUTION ALTERNATIVE

Si toutefois vous ne jurez que par le papier et exécrez tout ce qui touche à la technologie numérique, ou si ce sont vos clients qui s’y opposent farouchement, il vous reste toujours la solution du papier… Et pour les cas de signataires multiples, vous pourrez toujours  adresser une procuration aux différents signataires, afin qu’ils acceptent qu’une seule personne soit la représentante de tous les autres et signe pour eux. Dans ce cas, les procurations, qui peuvent être adressées aux clients par mail, devront être renvoyées par courrier après signature.


CONCLUSION

Si vous souhaitez opter pour un système de signature électronique, assurez-vous que la société que vous choisissez possède bien toutes les habilitations nécessaires pour vous attribuer ce type de prestation. Et si vous êtes encore réticent, rassurez-vous, il n’y a aucune obligation…

 

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